วิธีส่งเอกสารให้ลูกค้าเซ็นออนไลน์ ใน 10 นาที (พร้อมภาพหน้าจอจริง)

การส่งเอกสารให้ลูกค้าเซ็นออนไลน์ทำได้ใน 5 ขั้นตอนหลัก คือเลือกเทมเพลตหรืออัปโหลด PDF วางช่องลายเซ็น เพิ่มชื่อและอีเมลผู้เซ็น ส่งลิงก์ แล้วให้ลูกค้ายืนยันตัวตนด้วย OTP ก่อนเซ็นจากมือถือหรือคอมพิวเตอร์ ลูกค้าไม่ต้องสร้างบัญชี และทั้งกระบวนการใช้เวลาไม่ถึง 10 นาที

บทความนี้แสดงภาพหน้าจอจริงของแต่ละขั้นตอน ไม่ใช่ภาพจำลอง เพื่อให้เห็นชัดว่าจากการมีเอกสารในมือ ไปจนถึงได้ไฟล์ที่เซ็นครบและมีหลักฐานประกอบ ใช้เวลาสั้นแค่ไหนจริง ๆ

หากยังไม่แน่ใจว่าเอกสารที่เซ็นแบบนี้จะมีผลผูกพันทางกฎหมายหรือไม่ อ่านพื้นฐานก่อนได้ที่ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ถูกกฎหมายไหม

สรุปสั้น ๆ: ส่งเอกสารให้เซ็นออนไลน์ทำได้ใน 5 ขั้นตอน เลือกเทมเพลตหรืออัปโหลด PDF วางช่องลายเซ็น เพิ่มผู้เซ็น ส่งลิงก์ แล้วให้ลูกค้ายืนยันตัวตนด้วย OTP ก่อนเซ็น ไม่ต้องสร้างบัญชี ทั้งหมดจบภายในไม่ถึง 10 นาที

ขั้นตอนที่ 1: เลือกเทมเพลตหรือเริ่มจาก PDF เปล่า

มีจุดเริ่มต้นสองแบบ คือเลือกจากคลังเทมเพลตสัญญากฎหมายไทยที่มีให้พร้อมใช้ หรืออัปโหลด PDF ที่มีอยู่แล้วมาวางช่องเพิ่มเอง ถ้าเป็นสัญญาที่ใช้บ่อย เช่น สัญญาเช่า ใบยินยอม หรือใบเสนอราคา การเริ่มจากเทมเพลตเร็วกว่ามาก เพราะไม่ต้องจัดวางช่องลายเซ็นใหม่ทุกครั้ง

ถ้าเอกสารของคุณไม่มีในคลังเทมเพลต หรือมีรูปแบบเฉพาะของธุรกิจอยู่แล้ว สามารถอัปโหลดไฟล์ PDF เดิมเข้าระบบแล้วไปวางช่องกรอกและช่องลายเซ็นเองในขั้นตอนถัดไปได้ทันที ไม่จำเป็นต้องพิมพ์เอกสารใหม่ทั้งฉบับ

ขั้นตอนที่ 2: วางช่องลายเซ็น วันที่ และช่องกรอกข้อความ

เมื่อเลือกเอกสารแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือลากช่องลายเซ็น ช่องวันที่ และช่องกรอกข้อความไปวางตรงตำแหน่งที่ต้องการในเอกสารโดยตรง เหมือนวางสติกเกอร์ลงบนหน้าเอกสาร ไม่ต้องแก้ไขไฟล์ PDF ด้วยโปรแกรมอื่นแยกต่างหาก

ถ้ามีผู้เซ็นหลายคน เช่น ผู้ให้เช่า ผู้เช่า และพยาน สามารถวางช่องลายเซ็นแยกของแต่ละคนไว้ในตำแหน่งที่ถูกต้องได้เลยในขั้นตอนเดียวกัน ระบบจะจำไว้ว่าช่องไหนเป็นของใครในขั้นตอนถัดไป

ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มผู้เซ็น ชื่อ อีเมล และลำดับการเซ็น

เพิ่มรายชื่อผู้ที่ต้องเซ็น โดยกรอกแค่ชื่อและอีเมลหรือเบอร์โทรศัพท์ ไม่ต้องให้ผู้เซ็นสร้างบัญชีผู้ใช้งานล่วงหน้า ถ้าต้องการให้เซ็นตามลำดับ เช่น ให้ลูกค้าเซ็นก่อนแล้วค่อยให้เจ้าของธุรกิจเซ็นยืนยันทีหลัง สามารถกำหนดลำดับการเซ็นได้ในขั้นตอนนี้เช่นกัน

จุดที่ทำให้ขั้นตอนนี้เร็วกว่าการส่งเอกสารแบบเดิมมากคือ ผู้เซ็นแต่ละคนไม่ต้องติดตั้งแอปหรือสมัครสมาชิกใด ๆ ก่อนเซ็น เพียงแค่มีอีเมลหรือเบอร์โทรศัพท์ที่ใช้งานได้จริงเท่านั้น

ขั้นตอนที่ 4: ส่งลิงก์และสิ่งที่ผู้เซ็นเห็น (OTP)

เมื่อกดส่ง ผู้เซ็นแต่ละคนจะได้รับลิงก์เซ็นเอกสารทางอีเมลหรือช่องทางที่เลือกไว้ เปิดลิงก์แล้วต้องยืนยันตัวตนด้วยรหัส OTP ก่อนจึงจะเห็นและเซ็นเอกสารได้ ขั้นตอนนี้เป็นส่วนที่ทำให้การเซ็นมีการยืนยันตัวตนแยกต่างหากจากตัวเอกสาร ไม่ใช่แค่การกดยอมรับเฉย ๆ

OTP ที่ใช้ยืนยันตัวตนช่วยเสริมความน่าเชื่อถือของการเซ็นให้แข็งแรงขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ แต่ไม่ใช่การรับประกันผลคดีในชั้นศาล เพราะทุกคดีมีบริบทของตัวเองที่ศาลต้องพิจารณาประกอบ สิ่งที่ OTP ทำคือเพิ่มโอกาสให้หลักฐานของคุณได้รับการยอมรับมากขึ้น ไม่ใช่การการันตีผลลัพธ์

ขั้นตอนที่ 5: ติดตามสถานะและเก็บหลักฐาน (audit trail)

หลังส่งเอกสารแล้ว สามารถติดตามสถานะได้แบบเรียลไทม์ว่าใครเปิดดูแล้ว ใครเซ็นแล้ว และใครยังไม่ได้เซ็น เมื่อทุกคนเซ็นครบ จะได้ไฟล์ PDF ฉบับสมบูรณ์พร้อม audit trail แนบมาในไฟล์เดียวกัน ไม่ต้องแยกเก็บหลักฐานการเซ็นไว้อีกที่หนึ่ง

audit trail ที่ได้ประกอบด้วยเวลาที่เปิดเอกสาร เวลาที่ยืนยัน OTP เวลาที่เซ็นจริง และรายละเอียดอุปกรณ์ที่ใช้เซ็น ข้อมูลชุดนี้ไม่ได้การันตีผลคดี แต่ช่วยสร้างภาพที่สมบูรณ์ของกระบวนการเซ็นเอกสารทั้งหมด ซึ่งเป็นประโยชน์มากหากต้องใช้เป็นหลักฐานประกอบในภายหลัง

ทำไมไม่ใช้แค่ถ่ายรูปส่งใน LINE

ถ่ายรูปเอกสารที่เซ็นด้วยมือแล้วส่งในแชท LINE ทำได้และเป็นเรื่องปกติในไทย แต่อาจไม่ชัดพอเมื่อเกิดข้อพิพาท เพราะไม่มีการยืนยันตัวตนหรือบันทึกเวลาที่ตรวจสอบย้อนหลังได้อย่างเป็นระบบ ต่างจากลิงก์เซ็นที่มี OTP และ audit trail ซึ่งให้ความน่าเชื่อถือของหลักฐานสูงกว่าอย่างชัดเจน

ข้อดีคือไม่ต้องเลิกใช้ LINE คุยกับลูกค้าเลย เพียงแค่เปลี่ยนสิ่งที่ส่งจากรูปถ่ายเป็นลิงก์เซ็นเอกสาร อ่านรายละเอียดเปรียบเทียบทั้งสองวิธีได้ที่ เซ็นเอกสารผ่าน LINE ได้ไหม

คำถามที่พบบ่อย

ส่งเอกสารให้เซ็นออนไลน์ยังไง

เลือกเทมเพลตหรืออัปโหลด PDF วางช่องลายเซ็นและช่องกรอกข้อมูล เพิ่มชื่อและอีเมลผู้เซ็น แล้วกดส่งลิงก์ ผู้เซ็นยืนยันตัวตนด้วย OTP แล้วเซ็นได้ทันทีจากมือถือหรือคอมพิวเตอร์

ลูกค้าต้องสร้างบัญชีเพื่อเซ็นเอกสารไหม

ไม่ต้อง ผู้เซ็นเปิดลิงก์ ยืนยันตัวตนด้วย OTP แล้วเซ็นในเบราว์เซอร์ได้เลย ไม่ต้องติดตั้งแอปหรือสมัครสมาชิกใด ๆ ก่อนเซ็น

OTP คืออะไร ทำไมต้องใช้ตอนเซ็นเอกสาร

OTP คือรหัสยืนยันตัวตนที่ส่งไปยังอีเมลหรือเบอร์โทรศัพท์ของผู้เซ็นโดยเฉพาะ ใช้เพื่อยืนยันว่าคนที่กำลังเซ็นเอกสารเป็นเจ้าของบัญชีนั้นจริง ช่วยเสริมความน่าเชื่อถือของหลักฐานการเซ็นให้แข็งแรงขึ้น

เซ็นเอกสารออนไลน์ใช้เวลานานแค่ไหน

โดยรวมทั้งกระบวนการตั้งแต่เตรียมเอกสารถึงส่งลิงก์ใช้เวลาไม่ถึง 10 นาที ส่วนเวลาที่ผู้เซ็นแต่ละคนใช้เซ็นจริงขึ้นอยู่กับจำนวนผู้เซ็นและความเร็วในการตอบกลับของแต่ละคน

บทสรุป

การส่งเอกสารให้เซ็นออนไลน์ไม่ใช่เรื่องซับซ้อน ทั้งกระบวนการตั้งแต่เตรียมเอกสารถึงส่งลิงก์ใช้เวลาไม่ถึง 10 นาที และลูกค้าไม่ต้องสร้างบัญชีหรือติดตั้งแอปใด ๆ เลย

นายหน้าอสังหาริมทรัพย์ที่ต้องส่งสัญญาเช่าให้ลูกค้าเซ็นบ่อย ดูรายละเอียดที่ Jabmue สำหรับนายหน้าอสังหาริมทรัพย์ ส่วนคลินิกที่ต้องส่งใบยินยอมให้คนไข้เซ็นก่อนถึงคลินิก ดูรายละเอียดที่ Jabmue สำหรับคลินิก หากต้องการดูแพ็กเกจที่เหมาะกับปริมาณเอกสารของธุรกิจคุณ ดูได้ที่ แพ็กเกจ Jabmue หรือทดลองใช้ฟรีเพื่อลองส่งเอกสารฉบับแรกด้วยตัวเอง